Думаю, что жесткого правила здесь не получится.
Мне видятся пока примерно три варианта формата примечаний.
I, самый простой, когда примечание касается новой орфографии (прочтения) названия местоположения.
В этом случае просто дается очень краткое уточнение в тексте названия в квадратных скобках.
Например:
название: Батум [Батуми]. Церковь Александра Невского.
II, когда уточняется местоположение, но происхождение современного названия не является интуитивно понятным.
В этом случае дается очень краткое уточнение в тексте названия и расширенное пояснение в примечании.
Например:
название: "Станция Кивач [ныне станция Кондопога]"
Примечание: С 1965 г. станция Кивач получает новое название — Кондопога.
В данном случае текст примечания примерный, имеется ввиду только тот факт, что он может быть максимально развернутым.
III, когда пояснение касается не местоположения, а названия объекта или группы объектов/людей(простите за такое упрощение). В этом случае краткое уточнение в тексте названия не дается.
Например:
название: Младшая жена текинца.
Примечание: Текинцы — одно из крупных туркменских племен, образовавших туркменскую нацию.
или
название: Сосуды и воздухи. Дар Императора Александра II Бородинской церкви.
примечание: Воздух (=покров, покровец) — специальный освященный покров из ткани с символическими изображениями, имеет прямоугольную или крестообразную форму, используется для покрытия священных сосудов при богослужении.
Почему нужно выносить уточнение в название? Мы должны учесть, что составляемый каталог должен работать на популяризацию ПГ, то есть мы должны учитывать особенности человеческой психологии. Человек будет искать в поисковике информацию в первую очередь по современному названию того населенного пункта, который его интересует.
Таким образом, нужная картинка с правильным описанием должна быть найдена не только по слову "Батум", но и по слову "Батуми", то есть по современному варианту названия.
Это надо учитывать. Но при этом нам надо оставаться в рамках научного проекта, с систематизацией и четким представлением данных. То есть, всю информацию вытаскивать в название нельзя
